ديجتال عمان - متواصلون مع المجتمع...متصلين بالعالم

نواصل معكم قراءنا الكرام الجزء الاخير من مقالات الإدارة الإلكترونية ومكننة العمل الاداري،تطرقنا في العدد الماضي الى مجموعة من المواضيع منها للتذكير: عيوب الإدارة التقليدية ، ميزات النسخ الورقية مقارنة بالنسخ الالكترونية ، معوقات تطبيق ال إ دارة الالكترونية و خطوات الانتقال إلى المكتب الالكتروني ، في هذا العدد سوف نتطرق الى المواضيع الاتية:

1 - مستلزمات الإدارة الالكترونية :

تقوم الإدارة الالكترونية على العناصر الأتية :

الكادر البشري ، الشبكات ، قواعد البيانات ، الانترنت ، وجهاز الحاسوب ،

الشكل أدناه يوضح ترابط العناصر مع الإدارة الالكترونية :

1-1 الكادر البشري ، و يجب أن يكون الكادر البشري :

1-1-1 مؤهل ومصقول فنيا من خلال الدروات التدريبية المناسبة و على إطلاع دائم على الحديث من مجال ه حتى يصبح قادر على إستخدام هذه التقنيات الحديثة و التعامل مع ها و إ ستغلال امكاناتها وقدراتها لمصلحة مؤسسته وبيئة عمله.

1-1-2 م حفزعلى الابتكار والمبادرة بالافكار و تعويدهم على البحث عن المعلومة من خلال ما هو متاح .

1-1-3 قادر على التعامل مع المراجعين ، والتواصل معهم وتلبية إ ستفساراتهم .

1 -2 الشبكات:-

تعريف: نظام اتصالات (مثل نظام الهاتف) لربط أجهزة الحاسوب ببعضها بغرض تحقيق المشاركة في المعلومات والاجهزة الطرفية والإرسال واستقبال المعلومات ( صوت وصورة ) وبيانات.

أنواع الشبكات :-

1-2-1- الشبكة الواسعة ( WAN )

وهذه عبارة عن مجموعة من خطوط الاتصال والبروتوكولات التي تؤهل الشبكات الداخلية (المحلية LAN )من الارتباط ببعضها والتواصل فيما بين منتسبيها.وعادة هذه تغطى مساحة جغرافية واسعة ويتم انتقال المعلومات بسرعات عالية.

1-2-2 الشبكات المحلية ( LAN )

الشبكات المحلية ت ؤكد انها الشريك الذي لاغنى عنه للحاسب الشخصي في المكتب أو الشركة أ و الإدارة الحكومية أو الجامعة ، ونستطيع الق و ل أن التزاحم حول استخدام الأجهزة المساعدة مثل الطابعات وكذلك تزايد الح ا جة الى القرص الصلب وسعة مساحة التخزين ، كانا وراء ظهور الشبكات المحلية ، ثم" كان البريد " ( Electronic Mail ) هو أهم وليد لها . ومن خلال هذه الوظيفة الهامة ( E.M ) أسهمت تلك الشبكات إسهاما كبيراً في تحقيق ما نسميه " مكاتب بلاأوراق"أ و ( paperless office )
و أصبح على مهندسي الإنشاءات الآن عند تجهيز مباني المكاتب - أي المباني التي تخصص لمكاتب الشركات والمكاتب الهندسية والفنية - أن يقوموا بتمديد أسلاك وخطوط الشبكات المحلية داخل الجدران إلى جانب أسلاك الهاتف والكهرباء ويبين "رالف ستيرز" في كتابه Principles of Data Processing أنه كما يوجد في كل الغرف مخارج للتليفون والكهرباء فإنه من المعتاد الآن أن نرى الى جانبها في البنايات الحديثة " مخارج للبيانات والمعلومات " . ( Information & Data Outlets ) وبذلك يمكن بسهولة تركيب جهاز حاسب شخصي في هذا المخرج أو تركيب طابعة أو راسم خطي ( Plotter ) ، أو حتى جهاز لمعالجة الكلمات ( Word Processing System ) .

يعرف "آلان فريدمان" الشبكات المحلية بأنها "العمود الفقري" لميكنة المكاتب ، حيث أنها شبكة اتصالات مركزية بين "كل شخص" و "كل جهاز" وبذلك يمكن نقل كافة أشكال "المعلومات" بلا حدود ، ويذكر "فريد مان" أنه من الخصائص الهامة للشبكات المحلية المرونة في إضافة أنواع عديدة من الأجهزة إلى الشبكة أو إخراجها منها .

كما يدل عليه إسمها فإن الشبكات المحلية تستخدم لتغطي مسافات قصيرة نسبيا كأن تستخدم داخل مبنى واحد وعادة مايكون عدد الحاسبات المربوطة بها محدودا ففي معظم الشبكات الموجودة حالياً يتراوح عدد الحاسبات التي تضمها بين ( 5 و 50 ) حاسب شخصي بالإضافة الى الملحقات كالطابعات ، ويمكن بسهولة إضافة حاسبات جديدة الى الشبكة او إخراج بعضها منه ا دون تعطيل التشغيل أو إعاقته ، وللشبكات المحلية نفس الميزة التي يشير اليها دائما أولئك الذين يؤيدون استخدام الحاسبات الشخصية على نطاق واسع من أن تعطل أحد هذه الأجهزة لايعطل العمل بل تظل عجلة العمل تدور . نفس الميزة تنطبق على الشبكات ، فان اي عطل يصيب احد الأجهزة المشتركة فيها لايؤثر على الأداء بل يتم آليا إخراج هذا الحاسب من الشبكة وتظل باقي الأجهزة تعمل بكفاءة .

عناصر الشبكة المحلية ( الداخلية) الرئيسية :

جهاز مزود ( WEB SERVER )
متصفح انترنت ( BROWSER )
موقع ويب داخلي يعتبر نقطة انطلاق للوصول الى ملفات ووثائق المؤسسة المراد تبادلها بين افراد المؤسسة.
محرك بحث داخلي ( Searching Engine )
الكابلات( Cables ):
فهي تستخدم لربط الحاسبات ببعضها وتنتقل البيانات من خلالها .
- بطاقةالمواءمة( NetworkInterfaceCard"NIC" ):
وهي بطاقة الكترونية ( Hardware Piece ) يتم تركيبها داخل الحاسب الشخصي ويرتبط بها الكابل و يرسل فيها البيانات المتد فقة من خلاله.
- مزود الملفات( Fileserver ) وه و عبارة عن حاسب شخصي كبير نسبيا يحتوي على :
أ- قرص صلب مشترك يضم الملفات والبرامج التي تشترك ف ي ها الحاسبات التي تضمها الشبكة .
ب- برنامج ( Software ) ينظم العمل بين الحاسبات و ي نظم استخدامها للطابعات والملفات والقرص الصلب المشترك وهذا البرنامج هو " نظام تشغيل الشبكة ".

الشبكات المحلية ما لها وما عليها :

سنحاول أن نلخص هنا سريعاًالآراء المؤيدة والمعارضة لاستخدام الشبكات المحلية :

أولا: يعتبر الاشتراك في استخدام الاجهزة الطرفية غالية الثمن كطابعات الليزر مثلا من المزايا التي تحسب للشبكات المحلية ، ولكن إذا كان عد د الحاسبات المشتركة قليلا ، فيمكن تركيب عد د من الطابعات رخيصة الثمن وتوفير ثمن بناء الشبكة.

ثانيا: إن الاشتراك في استخدام قرص صلب واحد بدلا من تطوير كل الحاسبات المشتركة بتركيب قرص صلب في كل منها هو أمر يحسب للشبكات خاصة وأن كثيرا من البرامج لاتعمل إلا في وجود قرص صلب " نظام ساس SAS مثلاً " . و لا كن في المقابل فإنه عندما يشارك عدة مستخدمين في نفس القرص تبدأ سرعة الوصول لبيانات القرص في التناقص حتى تتساوى مع سرعة الوصول إلى وحدة إدارة الاسطوانات المرنة " وهي بطيئة نسبيا" .

ثالثاً : السؤال الأهم الآن هو : هل الاشتراك في حد ذاته ضروة ؟ لقد كانت ميزة " الاستقلالية " من المزايا التي يفخر بها الحاسب الشخصي وهي التي كانت تعطيه صفة " شخصي " وتنقذه من طابور " الأنتظار " ( Queue ) للحصول على وقت الحاسب الكبير أو الانتظار لطباعة وثيقة .
ولكي يحسم هذه القضايا يشير " ميشيل ديور " في كتابه عن شبكات الحاسب إلى دراسة هامة أجريت مؤخراً في الولايات المتحدة حيث قامت احدى الجهات الرسمية هناك بإعداد دراسة لشركة كبيرة تعمل في مجال الفضاء وتود مراجعة أداء نظام تداول البيانات بها ، وكان من أهم التوصيات في هذه الدراسة : لايجب استخدام أي حاسب شخصي مالم يتم ربطه بشبكة محلية .

ويمكن تلخيص الأسباب التي تحتم أستخدام الشبكات المحلية فيما يلي :

- إن الاشتراك في استخدام الاجهزية الطرفية يقلل التكلفة حيث يمكننا اقتناء أجهزة غالية الثمن ع الية الأداء قليلة الأعطال ( واحد أو اثنين ) بدلاً من وحدات متعددة رخيصة متوسطة الأداء كثيرة الأعطال ونضمن بذلك استمرارية العمل بأعلى كفاءة ممكنة .

- يمكن من خلال الشبكة الحصول على زمن استجابة أسرع في مختلف التطبيقات ، وفي الحقيقة فإن كل ما يؤديه الحاسب يمكن أن يؤديه الانسان باستخدام القلم والورق ، ونحن عندما نقتني الحاسب فاننا في حقيقة الامر نقتني السرعة أساسا .

- الاجهزة الطرفية الملحقة نفسها تكون أسرع عند ربطها بالشبكة مما لو ربطت مباشرة بالحاسب الشخصي " سرعة النقل في الكابل تفوق سرعة المعالج الدقيق ( Micro Processor ) وفي الكثير من التطبيقات نجد أن عنق الزجاجة هو الحاسب الشخصي نفسه وليست الشبكة ، كما أن الاشتراك بين الحاسبات الشخصية يشكل نوعا من " التشغيل المتوازي " ( Parallel Processing ) وبذلك تقل الحاجة الى تطوير سرعة الحاسب الشخصي .

- التعاون ، أو روح فريق العمل الواحد ، هي ميزة لاتنكر للشبكات وهي من طبيعة عمل المؤسـسات والشركات والمعاهد العلمية والجامعات ، وفي الحقيقة فإن العمل من خلال الشبكة يساعد على التكامل وعلى الاطمئنان لعدم فقد البيانات ففي وجود الشبكة نلقي بعملية حفظ نسخة احتياطية من البيانات ( backup ) على عاتق شخص واحد بدلا من أن يقوم كل شخص بعمل هذه النسخة الاحتياطية لبياناته.

1-3 قواعد البيانات

وهذه تسهل على المستخدمين البحث والحصول على المعلومات وتساعد على اتخاذ القرار.

1-4 الشبكة العالمية للمعلومات ( الانترنت):

وهذه عبارة عن شبكة عملاقة لا تحدها حدود ولا تضمها مساحة واحدة تتكون من مجموعة كبيرة من شبكات الحاسوب المرتبطة ببعضها بواسطة خطوط الاتصال المختلفة،تتمركز كل شبكة على جهاز مزود ضخم ( server ) يحتوي على المعلومات يستقى المعلومات من مزودات Clients وتنتقل المعلومات بين أرجاء الشبكة ويتم تنظيم عملية الانتقال أنظمة تخاطب( شرطي المرور) تعرف بالبرتوكولات واشهرها TCP/IP بروتوكول الانترنت الخاص بالتحكم في انتقال المعلومات والرموز عبر الشبكة.

ونظرة سريعة على أهم مكونات هذه الشبكة العملاقة :

لنسيج العالمي (العنكبوتي (World Wide Web (WWW)

ويتم تصفح المعلومات على هذا النسيج بواسطة المتصفح ( Browser )

البريد الالكتروني email

نظام لتبادل الرسائل الالكترونية بين منتسبي الشبكة.

بروتوكولات نقل الملفات FTP

وهذا برنامج يتم بواسط ته نقل وتبادل الملفات بين أجهزة الحاسوب على الشبكة.

وهناك عناصر أخرى مثل Newsgroup و Chatting groups

1-5 المعلومات :

وهذه المعلومات المراد المشاركة فيها وتبادلها بين أعضاء الشبكة الداخلية

ويمكن أن تكون هذه المعلومات على صيغة صوت ا وصو ر او بيانات ( Data )

1-6 جهاز الحاسوب PC :

وهذا هو العنصر الأهم ونافذة التواصل و التخاطب بين أفراد الشبكة.

2- تقنيات مؤثرة قللت من إ ستخدام المعاملات الورقية وساعدت على التحول الى الإدارة الالكترونية :

2-1 الحاسبات الشخصية ( PC ) والمحمولة ( Laptop ) والمساعدات الشخصية ( PDA ) .

2-2 الماسحات الضوئية ( Scanners )

2-3 البريد الالكتروني ( Email )

توجد برامج تجمع كل من البريد الالكتروني وخدمات الفاكس والبريد الصوتي في نظام واحد تسمى ( Unified Messaging System )

2-4 أنظمة التخزين ( Storage systems )

تعمل على تخزين والاحتفاظ بالوثائق والملفات في هيئة رقمية والحصول عليها عند الحاجة بسرعة كبيرة تلبي احتياجات المستخدمين.

2-5 فاكس بروتوكول الانترنت ( Fax over IP )

يمكن من إرسال واستقبال مراسلات الفاكس وتخزينة واسترجاعة بواسطة تقنية بروتوكول الانترنت ( IP ) .

2-6 الشبكات اللاسلكية Wi-Fi N/W

ت جع ل إرسال واستقبال المعلومات والدخول على قواعد البيانات في المزود المركزي أكثر سهولة ومرونة من خلال نقاط النفاذ ( Hot spots ) التي عادة تن ت شر في المباني والمطارات وقاعات المؤتمرات وتمكن الافراد من الدخول على الشبكة العالمية ( الانترنت ) ومنها عبر ( VPN Virtual Private Networks ) إلى الشبكات الداخلية للمؤسسات.

2-7 الدخول الآ من إلى الشبكات الداخلية للمؤسسات عن طريق الشبكات الخاصة الافتراضية ( VPN Virtual Private Networks ) :

تمكن هذه التقنية الموظف من أداء عمل ه من المكان المتواجد فيهعبر الشبكة العالمية الانترنت ومنها إلى شبكة المؤسسة التي من خلالها يستطيع أداء العمل المراد انهاءة.

2 - 8 التعليم الالكتروني E-Learning

يعتمد على استخدام Web-based training system والكتاب الالكتروني مما يعني الاستغناء عن الكتاب العادي والمذكرات الورقية.

2-9 النسخ المتقدم على وجهي الورقة من خلال آلات النسخ الحديثة الرقمية.

3- ملاحظات مختلفة حول تطبيق الإدارة الالكترونية في المؤسسات ال خاصة و ال عامة :

المرحلية في التنفيذ أكثر الأمور فائدة من ناحية الخبرة والتكلفة وتوعية المستخدمين بأهمية المشروع .
توفير كثير من الوقت والجهد في التخزين والاسترجاع المعلومات.
الأنظمة الجاهزة والحلول المقترحة من قبل الشركات الم وفرة لها افضل للشركات والمؤسسات ذات الاعمال الكبيرة والمتشعبة.
البريد الالكتروني داخل المؤسسة من أكثر الأمور التي ساعدت على سرعة الحصول على أراء ومقترحات وأفكار الموظفين وأكثرها توفيرا للوقت

3-5 الإدارة الالكترونية خفضت تكلفة اسثتئجار المكاتب نظرا للاكتفاء بمساحات صغيرة للشركات والمؤسسات لعدم وجود حاجة لغرف تخزين الملفات وغيرها من الأمور التي تحتاجها الإدارة التقليدية.

3-6 انخفض استخدام الأوراق (نسخ الوثائق) مع ازدياد كميات الأعمال.

3-7 النظام الاحتياطي وأمن المعلومات أكثر الأمور تكلفة في التنفيذ والت شغيل .

3-8 الاستثمار في تطبيق الادارة الالكترونية يجب أن يبدء ب توعية الموظفين بإيجابيات التحول و ب تدريب العاملين في إ ستخدام إمكانيات النظام.

4-الخلاصة :

بناء على ما اتينا على ذكره من خلال المقالات السابقة، تعتبر خطوة ا لإ ستثمار في تقنية الاتصالات والمعلومات واستخدامها و حاجة كل مؤسسة عنصر ا أساسي ا لضمان نجاح وتطور عمل هذه المؤسسة في عصرنا الحاضر ، وأصبحت مكننة العمل المكتبي من عوامل زيادة الإنتاجية والفعالية في الأداء ورفع الكفاءة في المؤسسات والشركات ، وسوف تعمل الإدارة الالكترونية من خلال تطبيقاتها على حسن إدارة الوثائق وحماية سريتها وحسن مراقبة سير المعاملات خلال مرحلة الاعتماد منذ لحظة وصولها الى الجهة المختصة في المؤسسة مرورا بالجهات ذات العلاقة و إ نهاءها وتخزينها واسترجاعها وارشفتها ، وتشير الاحصائيات العالمية الى إن هناك حوالي 22% من المؤسسات والشركات الكبيرة العملاقة لها استراتجيات واضحة لإدارة معاملاتها الكترونيا وانعكس هذا على جودة إنتاجها وزيادته والسرعة في الإنجاز والسهولة لذلك في انسياب آلية العمل وهذا يقودنا الى ضرورة الاهتمام بالكادر البشري الذي هو عنصر مهم جدا في نجاح عملية التحول إلى النظام الرقمي ،فيجب ا لإ هتمام به بالتدريب والتوجيه المستمر لرفع كفاءة اداءه وتحفيزة على التطوير والمبادرة والابتكار في مجاله وتهيئة البيئة المناسبة لذلك.

هناك كذلك العنصر الأهم لنجاح مسيرة أي عمل في المؤسسة الا و هو المدير ،فعلية تعتمد مسيرة نجاح الانتقال إلى النظام الجديد من خلال اخذ زمام المبادرة والتحول من خلال الر ؤ ية الثاقبة البعيدة المدى والإستراتجية الواضحة،المنفتح على أساليب التغيير الحديث قابل لاكتساب مهارات القيادة الناجحة المتسم بالسرعة المتزنة في التنفيذ و الكياسة في التعامل وحل مشكلات العمل بطرق مبتكرة فهذه الصفات ستساعد المدير على اخذ بزمامالأمور دائما متسلح برغبة التغيير إلى الأفضل اخذا بأسباب التغيير من تقنيات ونظم حديثة متوفرة من اجل ترسيخ مبدئ توفير المعلومة لطالبها لتسهيل عملية اتخاذ القرار وتمك ي ن المؤسسات والشركات من التجاوب بطريقة فعالة وسريعة مع متغيرات بيئة العمل والسوق ومتطلباتهما ولمواجهة تحديات المست قبل و نقتبس هنا ما قاله جاك ويل ش الرئيس التنفيذي السابق لشركة جينرال اليكتريك GE " في أي وقت يحدث تغيير،تكون هناك فرصة،لذا فان من الأهمية ب مكان بالنسبة للمنظمة ان تشح ذ طاقاتها لا ان تصاب بالشلل" فهذا يجعلنا نأخذ التغيرات والتحديات المستقبلية بشي من الأهمية ونست ع د لها بالتخطيط العملي و التفكير الايجابي لكي لا يفوتنا القطار وعلينا أن نتعلم كيف نكيف أنفسنا مع هذه المتغيرات لحماية أنفسنا .

5- المراجع

د.أحمد سيد مصطفى ، تحديات العولمة والتخطيط الاستراتيجي روية مدير القرن الحادي والعشرين -خاص -القاهرة2003 .
إفرايم توربان وجيمس ويثرب،تقنية المعلومات في دعم إدارة الشركات- دارالرضاء للنشر-دمشق2002
د.عبدالرحمن توفيق ، الإدارة الالكترونية - اصدارات مركز الخبرات ال م ه ني ة للإدارة - ال قاهرة 2003.
هشام عبدالله عباس،العرب وعصر المعلومات"تحديات ومواجهة" موقع www.nidaly.org
www.gbmag.co.uk
www.albayan.ae
www.infoconomy.com
www.nottingham.ac.uk
www.eetd.ibi.gov/paper/ideas
www.cl.cam.am.ac.uk
www.bab.com
www.paperwise.com/document-management
www.techgov.com
www.cabinet-office.gov.uk/moder.gov
www.greenchoices.org
www.wired.com