ديجتال عمان - متواصلون مع المجتمع...متصلين بالعالم

وأصبح من الواجب علينا كأفراد ومسؤولين الأخذ بالأسباب في التطوير وما يتناسب مع احتياجاتنا ومواكبة للتطور الذي نشهده من حولنا ، و الاهم من ذلك هو ضرورة أن يواكب التطورات التقنية المتسارعة في مؤسساتنا تطوير لقدراتنا ومهاراتنا كي نتمكن من الاستفادة من هذه الطفرات في التقنية .

نواصل معكم قراءنا الكرام مقالاتنا حول الإدارة الإلكترونية ومكننة العمل الاداري، وقد تطرقنا في العدد الماضي الى مجموعة من المواضيع. نذكر منها:اهمية تقنية الإتصالات والمعلومات، والمفهوم والفوائد والأهداف المتوخاه من تطبيق الإدارة الإلكترونية. وفي هذا العدد سوف نتطرق الى المواضيع الاتية:

2 - عيوب الإدارة التقليدية :

2 -1 صعوبة الحصول على المعلومات عند الحاجة إليها .

2 -2 بطء في إنهاء المعاملات وضعف الرقابة على سير العمل .

2 -3 ضياع الوقت والجهد في الأعمال الورقية اليومية .

2 -4 تفاقم اثار البيروقراطية السلبية على سير العمل اليومي .

2 -5 ضعف الانتاج على مستوى الفرد والمؤسسة .

2 -6 تكرار الأعمال المتشابهة بين الادارات خاصة ذات البعد الجغرافي نتيجة لضعف الاتصال والربط بينهم .

2 -7 ازدياد مصاريف تنفيذ الأعمال الإدارية دون عائد إيجابي على سير انهاء المعاملات .

3 - ميزات النسخ الورقية مقارنة بالنسخ الالكترونية :

ليس واقعيا أن نقول بأننا سوف نستغني كليا عن الورق في تعاملاتنا الإدارية ، وذلك لاعتبارات نفسية وثقافية وقانونية وطبية في عالم الأعمال. وفيما يلي أهم أسباب ذلك :

3 -1 عدم توفر تشريعات كافية لاعتماد النسخ الالكترونية كوثائق قانونية ( الاتفاقيات ، عقود العمل ...الخ ) .

3 -2 تمكن القارئ من الحصول على شمولية واستيعاب أكبر لما يطالعه ( أكثر من ورقة للنظر فيها والمقارنة بين الجد ا ول ) .

3 -3 أقل إ جهادا للعين .

3 -4 مرونة أكبر في الامساك بالأوراق ومكان قراءتها وكيفية قراءتها .

3 -5 الشعور بالراحة أكثر في التعامل مع الأوراق في القراءة لأعتبارات نفسية .

4 - معوقات تطبيق ال إ دارة الالكترونية :

التحول من العمل التق ل يدي اليدوي في الإدارة الى الإدارة الإ لكت ر ونية التي تعتمد على التقنيات الرقمية الحديثة لا يعني بالضرورة إلغاء كل النظم اليدوية والعودة إلى نقطة البداية وفقدان السرية في المعاملات ، بل على العكس من ذلك فإن هذا التحول سوف يعزز ا لإ هتمام بالسرية من قبل الموظف . و فيما يلي أهم المعوقات التي تواجه تطبيق الإدارة الإ لكت ر ونية :

4 -1 -1 الخوف من التغيير من قبل المسؤولين والموظفين والانتقال من النظام اليدوي المعتاد إلى النظام الالكتروني ( سلبيات النظام والتعقيدات العملية وفقدان الوظيفة ) .

4 - 1-2 تداخل مسؤوليات أتخاذ القرار للاقدام على التغيير أوالانتقال ( قرار فني ، إداري أو استراتيجي )

4 - 1- 3 قلة الاعتمادات المالية للتطبيقات الحديثة .

4 - 1-4 عدم ا لإ طلاع على نماذج ناجحة في البيئة المجاورة .

4 - 1-5 عدم توفر الانترنت بشكل موسع في المؤسسات أو إ قتصا ره ا على فئة معينة دون غيرها .

4 - 1-6 عائق اللغة في بعض الاحيان والمصطلحات.

4 - 1-7 عدم الثقة الكاملة بالتقنيات الحديثة فيما يتعلق باستمرارية عملها .

4 - 1-8 قلة الكفاءات البشرية المؤهلة لاستخدام التقنيات .

4 - 1-9 النماذج الحالية القائمة على الحاسوب في بعض المؤسسات لم تغير من الاجراءات الإدارية التقليدية في التعامل وبالتالي لم تقنع الأخرين با لانتقال إلى النظام الالكتروني الكامل .

4 - 1-10 لم يكن الاهتمام بالاداء سابقا محور يدفع للتغيير .

4-2 كيفية مواجهة المعوقات :-

العائق	التصرف
1- كيف تدعم متطلبات العمل	القدرة على التأقلم السريع ( التوسع أو الانكماش )
2- كيف تضمن الخصوصية	نظام أمان فعال
3- كيف تواكب المتغيرات التقنية	المرونة وحسن الاختيار
4- كيف تطور إ ستخدام البرامج	النظم المفتوحة Open source
5- كيف نضمن استخدام النظام من قبل الشرائح المستهدفة	سهولة الدخول وا لإ ستخدام

4-3 القوى الدافعة وراء تحسين بيئة العمل والتحول إلى نظام أكثر فعالية ومرونة وانتاجية :

4 - 3-1 أصبحت متطلبات العمل والموظف تفرض عليهما الحصول على المعلومات بطريقة أسهل وأسرع .

4-3-2 المواطن ، المستهلك أو المراجع يلح على ضرورة انجاز معاملته بالسرعة اللازمة وبجودة أفضل وخدمة أحسن ومرونة أكثر .

4-3-3 حاجة المؤسسات والشركات إلى تخفيض تكاليف التشغيل وترشيد الانفاق من خلال استغلال امكانيات التقنيات الحديثة.

وهذه النقاط لا يمكن تحقيقها إلا بإقدام المؤسسات والشركات على إ حتضان وتشجيع إ ستخدام التقنيات الحديثة مثل نظم المعلومات وإدارة المحتويات والانترنت والشبكات الداخلية وا لإ استثمار في تأهيل الكادر البشري .

5 - خطوات الانتقال إلى النظام الالكتروني ( المكتب الالكتروني ) :

قبل الشروع في وضع خطط ا ل انتقال ضع في ا لإ عتبار التساؤلات الأتية :

كم من الوقت ستستغرق ه للحصول على وثيقة ما من خزائن الملفات ؟ الضغط سوف يزداد عند الحاجة لهذه الوثيقة بسرعة !
كم من الوثائق والمعاملات التي حولتها للحفظ في الملفات وبالتالي خزائن الملفات خلال العشر سنوات الماضية وكم من المساحات التي تشغلها هذه الخزائن ؟
كم من الموظفين يعتني ويحافظ على الملفات في الأرشيف ؟
هل المعلومات متاحة وسهل الوصول إليها عند الحاجة إليها من قبل أصحاب القرار.
هل خزائن الملفات محفوظة بطريقة تحميها من الحرائق ، وفي م ا لا سمح الله لو شب حريق أو أي كارثة طبيعية وضاعت معظم الملفات، هل لدينا الاحتياط لهذه الوثائق والملفات؟.

بعد هذه الاستفسارات والتساؤلات تصور لو أن هذا الكم الهائل من الملفات في هيئة رقمية ومتوفرة عندك في الجهاز بحيث يمكن الرجوع إليها واستردادها بضغطة زر واحدة ؟

لكن يجب الإشارة هنا إلى أن هناك الزام على بعض الجهات بالاحتفاظ ببعض الوثائق في هيئة نسخ ورقية كما اشرنا سابقا مثل العقود والاتفاقيات وعقود العمل وتخزينها لفترة زمنية معينة ، من هنا تأتي أهمية وضع سياسة واضحة لإدارة وثائق المؤسسة من حيث أصناف الوثائق التي تتطلب الاحتفاظ بها في هيئتها العادية ، كذلك يجب التخلص من الملفات والوثائق (من عقود عمل واتفاقيات توريد) بعد انقضاء الفترة الزمنية القانونية المتبعة في ا لمؤسسة.

مع ايماننا بعدم امكانية تحقيق مكاتب بدون أوراق كما توضح الاسباب أعلاه ، إلا أنه يمكن ومن خلال ا لإ رشادات الأتية أن نقترب قليلا من هدف المكتب بدون أوراق :

5 -1 يجب ا لإ قتناع أولا بوجود عوائق في النظام التقليدي الحالي وباثارها السلبية على كفاءة الاداء وجودة العمل ودورها في الحد من مواكبة التطور .

5 -2 يجب تبني فكرة المرحلية في التنفيذ أي تجز ئ ة تنفيذ الانتقال إلى عدة مراحل تعتمد على التجربة والتصحيح لتفادي التكاليف غير المبررة .

5 -3 التنفيذ. ويعتمد ذلك على المراحل الأتية :

5 -3-1 مرحلة التخطيط :

في هذه المرحلة ي تم جمع المعلومات التي ستساعد على وضع استراتيجية التحول إلى النظام الالكتروني. ومن المعلومات الهامة التي يجب معرفتها لتسهيل وضع الاستراتيجية ما يلي :

- معرفة مصدر الوثائق والمعاملات، فهل هي من داخل المؤسسة أو من خارجها ؟ كيف تستخدم ومن قبل من ؟ هل ال إ جراءات الحالية المعتمدة من قبل المؤسسة جاهزة للتحول للاجراءات الالكترونية ؟

- ما هي أهم الأعمال التي يمكن تحويلها الكترونيا ويستفيد منها ( المواطن ، المراجع ، الزبون ) ؟

- هل لديك الكادر البشري القادر على إدارة عملية الانتقال واستخدام التقنية والاستفادة من امكانياتها ؟

- وأخيرا هل لديك البنية التحتية الفنية للتحول ؟ هل الفكرة واضحة للجميع ؟

بعد تجميع المعلومات حول الاستفسارات السابقة وتوضيح المعالم لاستراتيجية الانتقال ، ننتقل إلى المرحلة التالية .

5 -3-2 مرحلة التطبيق (إ س تغ لال الم توفر من التجهيزات في المؤسسة ) .

بناءً على المعطيات التي حصلنا عليها في المرحلة السابقة يتم تحديد احتياجات النظام المراد تطبيقه ويجب التأكيد على استغلال ما هو متوفر حاليا في المؤسسة من تقنيات ، خاصة في المؤسسات الصغيرة التي لا يحتاج عملها للكثير من البرامج والحلول المعقدة مع إضافة بعض التقينات الجديدة مثل إنشاء الشبكة الداخلية إذا لم تكن متوفرة لربط الأجهزة القائمة ببعضها ، وإضافة بعض البرامج التي ستساعد على تواصل الأجهزة مع بعضها والتخاطب عبر الشبكة ، كما سنبين لاحقا .

أجهزة الحاسوب لها القدرة على التخزين والحفظ والبرامج المتوفرة عليها لديها من الامكانات التي تمكن أي مؤسسة من إنشاء شبكة داخلية بنفسها .

الوثائق الورقية التي نستلم ها يمكن تحويلها إلى هيئة رقمية باستخدام الماسحة الضوئية( Scanner ) وإذا كان بالامكان الحصول على هذه الوثائق على هيئة رقمية من مصدرها أكان داخلي أو خارجي، فإن هذا يفي بالغرض ويمكن أستخدامها مباشرة بعد إنزالها على الجهاز أو الشبكة ، وفيما يلي نستعرض إمكانية إنشاء مكتب بدون اوراق بما هو متوفرغالبا من اجهزة في معظم المؤسسات او بالامكان توفيرها دون صرف مبالغ كبيرة:

الماسحة الضوئية ( Scanning )

أفضل الخيارات للماسحة الضوئية للتعامل مع الوثائق والمعاملات الورقية وتحويلها إلى الهيئة الرقمية هي الماسحة الضوئية التي تدير مسح الوثائق أليا ( Automatic Document Feeder ) وبمعدل مسح 15 ورقة في الدقيقة .

تشبيك جهاز الفاكس ( Network Faxing )

يمكن ضم نظام الفاكس في المؤسسة ( ارسال واستقبال ) إلى الشبكة الداخلية نظرا لتوفر ( Fax Modem ) على كل جهاز كمبيوتر وهذا سوف يؤهل وصول كل فاكس لصاحبة من خلال استخدام برامج تساعد على ذلك التحويل مثل Fax Server الذي يعمل على نظام Microsoft NT Server وبهذه يمكن الارسال والاستقبال من كل جهاز على الشبكة وتخزين الفاكسات دون الحاجة إلى نسخها ، ونظام Microsoft Out Look ) ) الذي يستخدم من قبل كثير من المؤسسات يستخدم دفتر عناوين ( Address Book ) واحد للجميع على الشبكة للفاكس والبريد الالكتروني ويعمل على تخزين رسائلهم أليا على Outlook .

الناسخة الرقمية Digital Copier

وهي متوفرة في معظم المؤسسات ويمكن ربطها بالشبكة الداخلية بسهولة وتكون قادرة على إنشاء ملف ات P df ومسحها ضوئيا ( Scan ) وتعمل كذلك كطابعة ( Printer ) في آن واحد وتعمل بسرعات عالية للنسخ والطبع .

فعمليا، متى ما توفرت التجهيزات السابقة وتم ربطها بشبكة داخلية وتوفر Switch أو hub للشبكة و Nic في كل جهاز كمبيوتر،إضافة الى البرامج المشغلة الحديثة من Microsoft مثل xp Windows أوغيرها ، فإننا نكون قد بنينا شبكة فعالة تفي بغرض المؤسسة الصغيرة .

بعد هذه المرحلة قيمّ التجربة ، السلبيات والايجابيات الفنية والإدارية والبشرية ، أين يمكن التعديل ، التصحيح ، الاضافة أو الالغاء ، أين تكمن النقطة الحرجة ( Bottle neck ) في العملية ككل . وبعد أن يتم التعامل مع السلبيات وإجراء التعديل، يتم النظر في الانتقال إلى المرحلة القادمة.

5 -3-3 مرحلة التوسع :

و في هذه المرحلة يتم توسيع رقعة الشبكة و ربط جميع فروع المؤسسة التي هي خارج حدودها، و استخدام أنظمة جديدة تساعد على إدارة الوثائق ولها القدرة على التعامل مع أكثر من موقع ، واستخدام أنظمة لها القدرة على تنفيذ الأعمال. وهذه المرحلة تعتمد على حجم أعمال المؤسسة .

للمعلومات بقية نستكملها في العدد القادم إن شاء الله.