مدير شركة برمجيات صحار mohd@soharsoft.com
بقدر قليل من التأمل لعالم الاعمال اليوم ، يمكنك ملاحظة هذه الحقيقة : ( كلما كانت القرارات التي يطلب منك اتخاذها في العمل قيّمة ، تكون مستحقاتك المالية أعلى)، بكلمة (قيّم) اقصد الآتي :
- عامة: تؤثر على مجموعة كبيرة من الأشخاص في عملك - مؤسستك ، سواء من موظفيك او من زبائنك.
- شاملة: تغطي العديد من الأوجه في عملك - مؤسستك ، سواء داخل الشركة او في ما يتعلق بالمتعاملين معها.
- مزمنة: تأثيراها يشمل وقت دائم او طويل.
- تطبيقيه: قابلة للتطبيق بطريقة دقيقة و محددة.
- موجهة لتحقيق نتائج معينة مسبقا: نتائجها تم تعريفها بدقة و كيفية التوصل للنتائج عن طريق تنفيذ هذه القرارات تم تعريفه مسبقا.
لماذا يجب إتخاذ قرارات ؟
إن إتخاذ القرارات و تنفيذها مهم للعديد من الاسباب منها:
- للتفاعل مع تغيرات البيئة المحيطة.
- للتحكم في النتائج للمواقف/الوضعيات.
- لتغيير الأفعال ومن ثم تغيير النتائج.
إتخاذ القرارات ليس مهمة سهلة !
المسؤلية التي تلقى لأي وظيفه / فرد بتقليده مهمة (إتخاذ القرارات) في موضوع سابق التحديد كجزء من مهماته الوظيفية تجعل الحياة اكثر تعقيدا ، حيث ان الحياة مع (إتخاذ القرارات) تجعل الوظيفه/ الفرد اكثر وضوحا – مرئيا من الاخرين – سواء لمن هم اعلى مسؤلية او اقل مسؤلية منه في كل الهرم الوظيفي للمؤسسة ، حيث انه مع زيادة (قيمة) القرارات التي يتوقعها الاخرين من الوظيفه/الفرد تزيد المسؤلية التي يصبح مسائلا عنها ذلك الفرد/ الوظيفه.
البيانات والمعلومات:
رغم أن هذين المصطلحين يكثر التبادل في استخدامهما لتعبر عن الشئ نفسه ، إلا انهما يعنيان شيئا مختلفا تماما ، فإستخدام المدراء لهذين الكلمتين مختلف :
(البيانات تعني المادة الأولية الخام للمعلومات، فالبينانات هي عبارة عن حقائق و احداث و معاملات تم تسجيلها لتستخدم لإنتاج المعلومات، والمعلومات هي الشكل المفهوم والمستخدم من البيانات بعد المعالجة ، و هي اللتي تستخدم في إتخاذ القرارات).
المعلومات:
يقوم الناس عموما و المدراء خصوصا بإتخاذ قرارات إعتمادا على المعلومات المتوفرة لديهم ، والمعلومات المستخدمة لإتخاذ قرارات تحتاج ان تكون (كاملة) و (دقيقة) و (صحيحة) و في (الوقت) المناسب، وأي فشل في واحدة من هذه الصفات سوف يؤثر على القرار الناتج.
على سبيل المثال ، المعلومات الغير كاملة – او الناقصه- سوف تؤدي لعدم الوضوح او الشك والذي بدوره قد يعطل القدرة على إتخاذ القرار او قد يؤثر سلبا على القرار الناتج ، أما المعلومات المتأخرة عن الوقت او التي تصل في الوقت الخطأ سوف تؤثر حتما في القرار سواء بتعديل قرار تم اتخاذه قبل وصول المعلومات او بتأجيل إتخاذ القرار مما يعطي فرصة اكبر لعوامل المنافسه للتأثير على المؤسسة.
كذلك فإن جميع بقية الصفات تؤثر في عملية إتخاذ القرار و على القرار نفسه سلبا على وجه العموم.
الحصول على المعلومات:
من الفقرة السابقة يستطيع القارئ أن يتفهم ضرورة الحصول على المعلومات كأداة مهمة للوصول للقرارات السليمة، والحقيقة أن من اصعب المهمات و اكثرها تعقيدا لمتخذي القرارت سواء من المدراء او من الناس الاخرين هي الحصول على المعلومات المناسبة .
قبل بدء عصر (تقنية المعلومات) كان على المدراء ان يقرأو كمّا هائلا من التقارير يتم تزويدهم بها من قبل الموظفين المختصين في كل الاقسام في المؤسسة ، و من مسؤلي العمليات في المؤسسة، الذين بدورهم كانو يحتاجون لتحليل البيانات و متابعتها لعمل كل تقرير ، و رغم ان ذلك كان ممكنا إلا ان هذه العملية كانت بطيئة و غير دقيقة ، و لهذين السببين كانت التقارير الصادرة تحتوي على معلومات قديمة – او متأخرة – و غير مؤكدة الصحة.
مع بدء عصر (تقنية المعلومات) أتيحت الكثير من الفرص للمؤسسات لإستخدامها في الحصول على الإستفادة القصوى من المعلومات للقيام بتحسين الأداء وزيادة الربحية و إرضاء العملاء ، فبمساعدة تقنية المعلومات استطاع المدراء الوصول لمعلومات اشمل واكثر دقة و في وفي الوقت المناسب.
مع عصر تقنية المعلومات اصبح المدراء يتخذون قرارات اعتمادا على احدث وادق المعلومات و في الوقت الحقيقي.
المعلومات و التقنية:
اخيرا ، هذا ملخص للكيفية التي ساعدت بها تقنية المعلومات في تحسين عملية الحصول على المعلومات التي تستخدم في إتخاذ القرارات لمدراء المؤسسات :
- جمع البيانات في الوقت الفعلي: اصبحت البيانات تسجل في وقت حدوث كل معاملة و كل حدث .
- مخزن هائل للبيانات: بيانات عقد كامل – او اكثر – اصبح يمكن تخزينها و إسترجاعها في اي وقت و يمكن القيام بعملية الإسترجاع في وقت قياسي.
- الدقة: أصبح بالامكان التحكم في عملية التدقيق في البيانات المسجلة و المخزنة في النظام و هو ما قلل من نسبة البيانات الخاطئة او قليلة الدقة.
- سرعة الوصول للبيانات: اصبح بالإمكان الحصول على تقارير بالغة التعقيد و الدقة في غضون ثواني معدودة.
الخاتمة:
لم يعد تأخر إتخاذ القرارات بسبب عدم وصول التقارير السنوية عذرا مقبولا لدى المؤسسات ، و لم تعد القرارات الخاطئة بسبب عدم توفر معلومات من قسم رئيسي بالمؤسسة سبب يمكن الاقتناع به ، كما لم يعد إتخاذ قرار خاطئ مقبولا لدى معظم المؤسسات، فقد وفر عصر تقنية المعلومات كل المعلومات اللازمة لإتخاذ قرار صحيح في الوقت المناسب.
لقد اصبح لدى المدراء والمسؤولين الوقت الكافي لمتابعة نجاح قراراتهم بعد إتخاذها.
